La mise en œuvre de nouveaux logiciels de transport devrait permettre à une entreprise de fonctionner plus facilement, mais elle finit trop souvent par provoquer des maux de tête inutiles. Connaître les 5 étapes les plus oubliées lors de la mise en œuvre d’un logiciel de transport permet de lancer votre logiciel de transport en toute simplicité et sans maux de tête.
Communiquer avec les parties prenantes (clients, partenaires et employés) :
Trop souvent, les entreprises négligent d’informer leurs clients, partenaires et employés qu’elles mettent en œuvre un nouveau logiciel. Le fait de manquer cette étape critique provoque une confusion inutile et entraîne souvent des douleurs dans toute l’entreprise. Il est important de faire savoir aux clients et aux usagers ce qui va changer exactement avec la mise en œuvre du nouveau logiciel, notamment :
Changements dans le processus de réservation : Les clients doivent savoir ce qu’ils doivent faire différemment pour s’assurer que leur réservation pour une prise en charge ou une dépose est reçue et approuvée.
Changements dans les horaires de prise en charge et de dépose : Si l’horaire normal d’un client est censé changer, il doit le savoir bien à l’avance afin de pouvoir planifier en conséquence. Les clients comptent sur les chauffeurs de transport en commun et sur leur livraison normale, et un changement inattendu dans la livraison crée de la méfiance et, dans certains cas, de véritables difficultés pour les personnes concernées.
Changements dans l’application de toute politique existante : Même si chaque entreprise a mis en place des politiques qu’elle devrait faire appliquer, nombre d’entre elles évoluent au fil des ans. Veillez à ce que tous les avenants soient informés de toute nouvelle politique et profitez de l’occasion pour renforcer à nouveau les politiques existantes.
Une fois que les clients, les utilisateurs et les partenaires sont avertis de tout nouveau changement que la mise en œuvre d’un nouveau logiciel va entraîner, il est temps de commencer à mettre en œuvre les changements qui auront lieu avant que le logiciel ne soit mis en service. Il s’agira d’une sorte de test pour régler les problèmes du nouveau processus, et les clients et les utilisateurs pourront donner leur avis constructif en cours de route. Tous les clients, partenaires et utilisateurs doivent savoir que ces changements sont en cours de mise en œuvre afin qu’ils puissent s’habituer au nouveau système et à la nouvelle façon de faire les choses. La communication est essentielle tout au long de ce processus. Assurez-vous que les employés sont conscients des raisons de ces changements et de l’impact positif que le nouveau logiciel de transport aura. C’est important pour qu’ils n’aient pas l’impression d’être contraints à une nouvelle routine sans raison valable.
Examiner les données :
Il est tentant de se contenter d’exporter des données d’un ancien système vers un nouveau (en supposant que cela soit possible), mais c’est le moment idéal pour nettoyer les anciennes données. Passer en revue une liste de clients et s’assurer qu’elle est exacte est un grand pas vers la reprise du contrôle de vos données. Les coordonnées de tous les clients actuels sont-elles exactes ? Les données des anciens clients qui ne voyagent plus existent-elles ? Prendre le temps d’obtenir une évaluation précise des données ne fera qu’améliorer le processus de mise en œuvre d’un nouveau logiciel.
Gestion de la formation adéquate :
Les gestionnaires peuvent ne pas comprendre immédiatement comment fonctionne un nouveau logiciel de planification des itinéraires. Ils ont souvent besoin d’être formés pour pouvoir utiliser le nouveau logiciel. Ils doivent également être capables de répondre aux questions des usagers et des autres employés. En outre, les cadres qui sont bien formés et qui comprennent l’importance du nouveau logiciel de transport seront en mesure de partager avec précision et enthousiasme les objectifs et la vision des progrès futurs de l’entreprise.
Planification du processus de mise en service :
Le processus de mise en service nécessite la participation de tous les intervenants, il est donc essentiel de disposer d’un personnel complet. Planifiez la date et les procédures cibles et communiquez-les bien à l’avance afin que chacun sache qu’elles sont nécessaires. Les clients appelleront pour poser des questions afin de disposer de ressources auxquelles ils pourront se référer en cas de problème. Afin de résoudre les problèmes des clients de manière standardisée, il est important de travailler avec votre fournisseur de logiciels pour produire un script à distribuer aux employés. Cela permettra de s’assurer que toutes les parties prenantes reçoivent les mêmes réponses. Le script doit comprendre au minimum les éléments suivants
- Des réponses préparées aux questions courantes des clients
- Liste de procédures que le client peut suivre pour des questions de service spécifiques ou communes
- Une méthode claire pour les problèmes inattendus qui permet un suivi rapide de la gestion.
Célébration d’une mise en service réussie :
Lorsqu’une entreprise suit les quatre étapes ci-dessus au lieu de les éviter ou de les oublier, les chances de réussite de la mise en service sont accrues. C’est une raison de célébrer ! Prenez le temps de reconnaître et d’apprécier tous ceux qui ont contribué à la réussite du lancement, et remerciez les clients pour leur fidélité et leur patience tout au long du processus de mise en œuvre.
Si vous avez des questions concernant la mise en œuvre de votre logiciel de transport, veuillez nous contacter.
